一、建立健全合同管理的组织网络和制度网络
组织网络是指企业要由上而下地建立合同管理机构,配备合同管理人员,使建设工程合同管理专业化、正规化,使企业合同管理覆盖到每个层次,延伸到各个角落。合同管理人员的组成应以法律顾问为核心,由企业的管理人员组成,在企业负责人的领导下开展工作,并接受负责管理合同的国家有关行政主管部门的指导监督。
制度网络:一是指企业合同管理过程中的每个环节和程序,建设和健全具体的、可操作的规章制度,使合同管理有章可循;二是指企业各层次都应有相应的合同管理制度。合同管理制度主要包括:合同管理制度;合同审查制度;合同的评审制度;委托代理制度;合同考核制度;合同专用章管理制度;合同台账、统计及归档制度。同时,还要将这些合同管理制度与建设工程合同投标报价和工程项目管理的全过程有机结合起来,贯穿于整个工程项目建设的始终。
二、提高合同管理人员的业务素质
一是合同管理人员要具备现代化管理知识,精通和掌握有关工程施工阶段的法律法规,熟悉工程实施全过程及合同签订和变更、索赔程序,同时还要具备工程管理、造价管理知识和实际运用的能力;
二是组织合同管理人员在职学习和培训。随着建设市场的发展和法律法规的不断完善,根据企业与市场的实际需要对合同管理人员进行继续教育培训,不断提高业务水平,使其在岗位上成才;
三是对合同管理人员实行岗位责任制,明确其责、权、利,建立竞争机制,对有贡献的合同管理人员给予奖励。
三、及时掌握市场价格动态。在工程投标阶段,认真研究和全面分析招标文件,详细审查图纸,复核工程量,研究投标策略,报价准确合理,是减少风险的潜在因素。
四、加强合同履行管理。分析工程风险,积极推行合同管理目标制度,其目的是通过在工程项目承包合同订立和履行过程中所进行的计划、组织、指挥、监督和协调等工作,促使建筑企业内部各部门、各环节互相衔接、密切配合,以提高工程项目管理水平保证工程项目经营管理活动的顺利进行。合同目标管理的过程是一个动态过程,是工程项目合同管理机构和管理人员为实现预期的管理目标,运用科学的管理方法对工程合同的订立和履行行为实施有效管理的活动过程。这个过程主要包括:合同订立前的管理、合同订立中的管理、合同履行中的管理以及合同纠纷处理。
五、签订完善的施工合同。签订施工合同采用统一的合同示范文本,是施工合同趋于完善的有效途径。由于合同示范文本内容完整,条款齐全,双方的权利、义务和责任作了全面、准确的规定和约定,可操作性强,风险较小,有利于防止当事人主观上的疏漏,有利于合同正常履行,也能有效地防止合同纠纷的发生。
虽然,合同风险因素的存在、发生及发生的后果都具备不确定性,难以预测、评估。但是也有一定的规律,发包人和承包人都应重视历史经验数据,最大限度地占有信息量,其体问题其体分析,加强施工合同管理,寻求有效的防范措施,最大限度地减轻风险引起的损失。
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