函是机关单位之间用来商洽工作、询问和答复问题时使用的一个公文文种。
一、函的分类
（一）从行文方向分，可分为两类：一是发函。即主动向对方发出的函。它对于发文机关是“去函”，对于收文机关是“来函”；二是复函。即为回复对方来函而被动发出的函。
（二）从内容和作用分，可分为四类：一是知照函，即不相隶属机关之间相互告知事项时使用的函；二是商洽函，即发文机关为商洽解决问题而使用的函；三是询问函。即发文机关向主送机关询问有关情况的函；四是请批函。即发文机关向没有上下级关系的有关主管部门请求批准的函。
二、函的写法
（一）函的发文字号有两点特殊之处：一是单独编序号；二是要在机关代字后面加一“函”字。
（二）函的标题有两种写法，一种是“事由+文种”形式；另一种是“发文机关+事由+文种”形式；复函的标题，务必在文种前加标一个“复”字。
（三）函的正文
1.发函。一般包含三部分：一是发函缘由。应写明去函的原因、理由、背景、根据和目的等；二是去函事项。这是去函的核心部分，应明确表述去函的意图；三是去函尾语。通常是对对方的希望、要求。
2.复函。一般包含三部分：一是复函缘由。即在开头部分首先说明要对收到的哪个文件进行答复；二是复函内容。这是复函的重点，写作上一定要针对来函的事项作答；三是复函尾语。可用“特此函复”、 “特此函告”作结。下行复函还可用“此复”。
（四）主送机关。函须标明主送机关；可是一个或若干个；可用全称、规范化简称，也可用统称。
（五）成文日期与印章。写作函与复函，必须在正文右下方标明成文日期并加盖印章。
函的写作要领与解析
函的写法
三、实例简评（以知照函为例）
【例文】
关于发送全国计算机2000年问题电视电话会议领导讲话的函
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
经国务院批准，我部于1998年8月26日召开了全国计算机2000年问题电视电话会议。会议传达了国务院办公厅《关于解决计算机2000年问题的通知》（国办发【1998】124号）精神，通报了国内解决计算机2000年问题的基本情况，并提出了下一步的工作部署。
现将会议有关领导的讲话发送给你们。请你们结合本地区、本部门、本单位的实际情况，认真贯彻落实会议精神。
附件：1.信息产业部吴基传部长的讲话。（略）
2.信息产业部曲维枝副部长的讲话。（略）
3.国家计委包叙定副主任的讲话。（略）
4.国家经贸委张志刚副主任的讲话。（略）
5.科技部李学勇副部长的讲话。（略）
6.中国人民银行唐运祥行长助理的讲话。（略）
中华人民共和国信息产业部
1998年8月31日
【简评】
不相隶属机关在相互告知事项时通常使用知照函。例文符合知照函的写作要求。第一自然段交代写作背景，第二自然段明确行文欲告知主送机关的事项。由于函正文的写作一般较简短，以附件形式标注欲发送的内容，使得例文格式规范、内容安排严谨有序。例文用语一方面遵循了法定公文写作的基本要求，同时又结合具体文种，使用了比较谦和、平实的语言，从本质上把握了函的用语特点。
四、函写作小结
（一）行文主体的广泛性
函在行文中没有发文权限方面的约束，任何级别、类别的发文机关都可以向外发函。
（二）文种用途的多样性
与某些文种单一的用途相比，函的用途较为广泛，可用于商洽工作、询问和答复问题，也可用于请求批准与答复事项等。
（三）行文方向的灵活性
函与意见的行文方向大致相同，可平行文，必要时也可上行文与下行文，但函在行文方向主要用于平行。
（四）行文内容的单一性
主动发函，一般都需要对方复函。为方便对方阅文办理及复函，发函应一文一事。一般来讲，发文机关请求批准事项，对上级机关需用请示，对不相隶属机关就要用“请批函”。
（五）行文用语的谦和性
函主要用于不相隶属机关之间，因此撰文不论发函还是复函，都应注意语言谦和得体、语气礼貌平和，给收文机关以平等相待，诚恳务实的印象，而这些要求在函的尾语写作中体现得尤为明显。
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